Карта стандартизации

Давайте поговорим о какой штуке как стандартизация и для чего она нам нужна когда речь заходит о процессах или проектах.

Аннотация / Введение

Зачем нужен стандарт он же эталон?

Когда только появляется новое направление будь то кинематограф или бурение или разработка ПО или автопром. В него устремляются энтузиасты которые что-то делают путем проб и ошибки. Через некоторое время эти энтузиасты накапливают некоторое количества компетенций (опыта) и начинают вести себя менее хаотичным образом. У людей вырабатываются свои приемы, подходы практики. Плюс сама область изменяется: неудачные решение уходят в небытие и появляются примерные характеристические особенности рынка (продуктов или услуг). Да форма или тип автомобиля может меняться, то что такое автомобиль уже понятно.

Конечно все еще необходимо создать новые автомобили или добавлять новые функции к автомобилям. Но лучшие практики организации производства автомобилей уже начинают формироваться.

По причине того что встает задача выпуска не единичного прототипа, а более-менее массового продукта или услуга. Когда компании необходимо пробурить не 3, а 300 скважин с использованием несовершенных людей. Здесь уже не обойтись крутыми энтузиастами с опытом (их просто столько нет). Становиться необходима первая технология / первый стандарт работы. Который будет давать более-менее (пусть даже и менее) стабильный результат.

Таким образом любая компания если она не энтузиаста на абсолютно новом рынке, должна развивать свою технологию работы = создавать стандарт (он же эталон) и улучшать его. Нельзя улучшать хаос, хаос надо каким-то образом упорядочить и только потом улучшать. Так же хаос сложно масштабировать, если конечно у Вас не толпы профессионалов (обычно нет).

Да не все мы можем стандартизировать на том или ином рынке, на той или иной стадии его развития. Но начиная с этапа роста рынка (когда ваш продукт вы продаете не только любимой бабушке, но и еще 100 человекам) какие-то элементы процесса могут и должны быть стандартированны.

Тут важно сделать небольшой Акцент: установить стандарт это не значит отлить процесс в границе и забыть про него не века. Разработать и установить стандарт значит собрать лучший существующий на данный момент подход к реализации процесса и начать его использовать. Появляется что-то лучше? Отлично улучшайте стандарт!

🗿 Здесь есть некоторая закономерность: чем на более позднем этапе развития находится рынок тем большая элементов процесса можно стандартизировать.

📍 Здесь мы можем сделать маленький вводный вывод: на любом рынке который перерос стадию энтузиастов в гараже, можно и нужно начинать заниматься эталонирование процессов. Для того чтобы: их можно было улучшать, ими можно было управляться и (что особенно важно для мелких и средний компаний) их можно тиражировать / масштабировать.

Но встает вопрос о том что стандартизировать / эталонировать?

Ответить на этот вопрос нам поможет карта стандартизации. Которая призвана стать избыточным чек-листом / помощником руководителю который задумался об стандартизации процессов.

Предлагается просто пройтись по ней с вопросом могу ли я у себя это стандартизировать?

Дети давайте вместе поможем Николаю Ивановичу стандартизировать процесс!

Вот карта в табличном виде ей можно пользоваться как чек-листом – Карта стандартизации

Элементы составляющие

1. Функции – до этапа и операции, или до движения и микродвижение (если это процесс копирования).

Выделяем в процессе стандартные и устойчивые функции.

Прояснение касательной функций. Здесь мы под функцией понимаем классическую формулировку "то что должно быть сделано?" или "что делается?". Выраженную через связку глагол + обычно существительное.

Задача = оконкречивание функции. То есть формализация ее параметров.

А решение это оконкречивание в противоположную сторону = формализация способа выполнения.

Если задача большая = например большой проект. То она делится на большие функции = Этапы. Например, формулировка ТЗ, Планирование и пр.

Которые в свою очередь можно разделить на более мелки функции вплоть до элементарных операций: сопоставляет, сравнивает, сверлит, ищет и пр. Которые в свою очередь, иногда (в ручных операциях) можно еще более сильно раздробить до движений и микродвижений.

Так, например в процессе приготовления борща будут такие типовые операции как: чиста овощей, нарезка овощей, нарезка мяса. Которые в свою очередь можно сгруппировать в этапы: подготовка овощей, варка бульона, делание зажарки, соединение всех ингредиентов в кастрюле.

Функции это обычно то что можно стандартизировать очень часто. Если они стандартизированы, то можно собирать под них приемы/практики/эвристики. Можно обучить людей их реализации.

2. Структура (один нормальный + два вложенных) и форма процесса.

Здесь мы говорим про типовые последовательности функций и/или их взаимное расположение на шкале времени и тип зависимости между ними. Иногда можно выделить функции, но последовательности будут отливаться от экземпляра к экземпляру.

Когда мы говорим о сложных процессах, то здесь в одном процесс спрятано как минимум 3 процесса.

1. 🚉 Нормальный стандартный процесс

Просто клиент заказал борщ и мы его готовим. У нас типовая последовательность:

Взять овощи
Перенести их к раковине
Помыть овощи
Почистить овощи
Нарезать овощи
и т.д.

Конечно, внутри они дробятся на движения и стандартизируются, и они тоже.

2. 🚉 Процесс работы с аномалией (начали делать и тут как поперло 🫣). Это не то что бы спрятан, но должен быть подключаемым.

Что мы делаем, когда все идетпо п*е**? 💩

Пытаемся стандартизировать процесс для работы с аномалией.

Кого подключаем?
Что фиксируем?
Что делаем?

Например: зовем начальника, включаем запись логов, оповещаем заранее указанных лиц и пр.

На опасных производствах для типовых (как ни странно, такие бывают) процессов "Это п###ец!" есть типовые действия.

Например, что мы делаем если борщ загорелся. Что мы делаем если горячий борщ пролился на повара.

Главное это:

Критерий аномалии (что мы считаем п****цом).
Прописанные действия при аномалии.

Пример аномалии:

это бухой клиент, который пришел и требует, чтобы его обслужили с большим количеством мата.
Работы надо было сделать за 1 час, а прошло 5 и конца и края не видно.
Прибор резко загорелся.
На скважине началось ГНВП (ради любопытства погуглите как это выглядит!).

3. 🚉 Процесс сбора и использования знаний:

Это в первую очередь про переиспользование. Это дополнительная нагрузка на процесс (разово процесс становится менее эффективным). Но становится более эффективным в долгую. Обычно сложные процесс без этого работают плохо.

Какое знание будем переиспользовать?
Какие операции и куда встроятся чтобы новое знание сохранить?

Снова борщ. Полезным для нас знанием здесь будет, например негативный отзыв клиента. Клиенту не понравилось Х. Мы переделали и получился более вкусный борщ = нам надо это знание о том, как сделать более вкусный борщ переиспользовать.

3. Роли:

Роль (их можно назвать должностью) есть набор функций, сгруппированный по ресурсу (человеку, который будет их реализовывать).

Из набора функций, который мы сгруппировали следуют:

Характеристики (психофизиологические) который нужны для реализации функций.
Навыки и компетенции который нужный для реализации функций. Стандартизировать навык или компетенцию можно двумя способами:
Подбор людей с нужными навыками и
Обучение / постановка людям нужных навыков; но их для начала нужно выявить и делается это через функции.
Обязанности (собственно, за какие Ф отвечает Роль) или Связки Ф-Р, где Р – роль. В зависимости от степени дробления на одну Ф может быть несколько Р.

Не забываем про такие роли как: Поддержка (к кому можно обратиться за помощью), Контроль (кто это все безобразие контролирует), Утверждение и/или принятие решения (какой начальник за это все отвечает).

Для приготовления борща в ресторане у нас есть: повара (разделенные на холодный и горячий цех), сущеф и шеф. В не стандартизированном ресторане их функции были бы перемешаны и шеф занимался чисткой картошки. Хотя правильнее отрядить на это человека с самой низкой квалификацией. Повара мы можем нанять готового, а можем научить (поставить) навык ему самостоятельно. Второй вариант обычно дешевле и надежнее.

3. Рабочее место:

1. Физическое:

- Мебель (в широком понимании).

- Иные приспособления (различные помогающие приспособления такое как контейнеры, гравитационные конвейеры, пружины для инструментов).

- Система хранения (инструментов, оборудования, приспособления и пр.).

- Взаиморасположение рабочих мест – физическая структура процесса. Как рабочее место рабочего А расположено по отношению к рабочему месте рабочего Б.

- Расположение конкретного рабочего места. Возможно системного администратора пора выпустить из подвала.

2. Рабочее место виртуальное:

- Структура папок, правила называния папок, в какой папке должен лежать тот или иной файл. И пр. Слово папки можно заменить на базу данных, базу знаний, репозиторий проекта или конкретную программу. Вы можете подумать, что какие-то там папки — это пустяки. Но в некоторых профессиях, когда люди работают на одних и тех же ПК по очереди (вахтами): фразу "Да куда этот м***к положил эту е****ю меру" и пр. можно услышать достаточно часто и зачастую людям надо до пары дней на то, чтобы разобраться что да как.

Так, например на нашей кухне, где делают борщ можно поставить столы слишком далеко друг от друга и человек будет долго ходить. Или стол может быть не удачной формы, высоты. А рабочее место человека будет прямо под кондиционером, где ему будет холодно.

Как только мы определили оптимальный набор и структуру мы его можем использовать для следующих точек.

4. Инструменты и оборудование:

С рабочими инструментами все более-менее просто:

1. Вид/Тип.

2. Настройки – прибора, машины, станка, ПО.

3. Конфигурация – плагины, расширения, модули и пр.

Например: пользуемся только фотошопом или только 3Д Максом с настройками, или используем анализатор органического углерода такой-то, с такими-то настройками и пр.

Чуть сложнее:

1. инструкции

2. шаблоны

3. базы знаний

4. готовые модели

5. и пр.

Например: заполняем отчет только в этой форме и пр.

Что здесь можно стандартизировать:

1. пул инструментов и указанные выше свойства/характеристики.

2. правила выбора инструментов. Если дать человеку 100 инструментов на выбор это гарантировано не приведет ни к чему хорошему.

Например на нашей кухне мы можем стандартизировать ножи, мясорубки, кастрюли, плати и пр. А так же тех.карты.

5. Рабочие методы, приемы, эвристики

Если вы собираетесь ставить навыки сотрудникам самостоятельно, а не подбирать с нужными, но обычно без стандартизации этих сущностей не обойтись. Это один лучших приемов для уменьшения требования к квалификации сотрудника.

Если мы можете выявить, сформулировать/описать прием, а также научить людей его применять, вам не будут нужны суперкрутые специалисты, ну кроме одно который будет этим заниматься).

Простой пример:

- Интерпретировать данные газового каротажа можно несколькими методами. Но человек которых их все знает, знает, как выбрать нужный, знает, как их применять это человекквалификации 10.

- Если вы их формализовали и человеку не надо их помнить, то это человекквалификации 9.

- Если вы научили человек их использовать (поставили ему навык) то это человекквалификации 8.

- Если вы сузили их количество (количество, из которого нужно выбирать), то эточеловек квалификации 7.

- Если вы формализовали правила выбора приема это человек квалификации 6.

- Если вы построили процесс таким образом что человеку даже не надо выбирать, то эточеловек квалификации 5.

- И да если человеку надо придумать, разработать или иметь собственный прием, которого нет у вас это человек квалификации 20.

6. Входы и выходы:

Что обычно течет или перемещается в процессе?

1. Задача / задачи (как конкретизации функции).

2. Решение и промежуточное решение (как еще одна конкретизация функции только с другой стороны, выражаясь фигурально). При это часто их 2 = результат для клиента и результат для компании.

Например, результат врача — это не только указания пациенту что делать, но и запись в карте + возможно заполнение базы знаний. Возвращаясь к нашему борщу это, например бульон или зажарка.

Они могут быть:

1. Материальный. Частая проблема на плохо спроектированных процессах сборки чего-либо, когда сначала в цех по сборке приходит много одних частей, потом много других, потом третьих, но начать что-то собирать цех может только после прихода четвертых.

2. Не материальный. Здесь может возникать аналогичная проблема.

3. Поддерживающая / вспомогательная информация (инструкции, шаблоны, справочники и пр.) = инструменты. Да, конечно, часть инструментов может быть на рабочем месте, но часть может там и не быть и нам надо их где-то взять.

4. Расходники. Тут я надеюсь понятно.

У них обычно есть следующие параметры:

1. Форма. Например, данные должны быть представлены в виде графика или таблицы или в виде файле с конкретным расширением. Или отчет должен быть набран таким-то шрифтом. Кирпичи должны быть уложены на палет. Борщ должен быть в тарелке

2. Структура или формула. Отчет должен содержать. Структура отчета должна быть следующая. Кирпичи на палете должны быть уложены следующим образом. Борщ Украинский с помпушками.

3. Язык (относится к информации). Люди должны вкладывать одинаковый смысл в те или иные понятия. И оперировать понятиями, которые понятные им обоим. С клиентом надо разговаривать на языке клиента. Например: Клиент говорит: «Что вы мне принесли, всем известно, что в борще не должно быть картошки!»

4. Параметры / свойства и их ограниченияили точные значения. Например: гайка должна быть такого-то размера, допуск может быть такой-то, мы делаем только такие сайты, мы работает только на таких скважинах. Овощи должны быть нарезаны соломкой, а не натерты на терке.

7. Потоки и стыки:

То есть механика стыка или потока. С чем мы работаем?

1. Канал

2. Способ:

1. Как?

2. С помощью чего? Например: задачи ставятся через таск-трекер и никак иначе. Заявки данного типа принимаются через сайт. Деталь движется по ленте конвейера.

3. Когда? Как часто?

4. Вид (аналогично уже вышесказанному).

1. Форма

2. Структура

3. Язык

Более подробно об этом в отношении информации вы можете узнать из моей статьи «Жанры коммуникаций и потоки информации».

Если в процессе передачи железки от одного мужика к другому, она (железка) не может как-то очень сильно измениться. К мужику не может прийти другая железка (конечно, может, но это все-таки эксцесс). Но вот с информацией все немного сложнее. Она может не дойти, исказиться, быть неправильно понятой, дойти не целиком.

Хорошее решение — это конвейерная лента, которая автоматизирует стыки, наша хреновина никуда не денется. Плюс, она в отличии от иных способ визуализирует процесс как цепь преобразований.

8. Заключение

Обычно в любом даже суперсложном процессе что-то из этого можно стандартизировать. Стандартизация один из самых базовых приемов оптимизации процессов в компании в него рационально начинать.