Давайте поговорим об интересном заблуждении, звучит оно так: Каждый сотрудник должен быть загружен работой все свое рабочее время (не беря в расчет регламентированные перерывы).
А видите ли вы здесь проблему или ее нет? Прежде чем читать далее предлагаю вам самостоятельно ответить на данных вопрос.
Допустим в компании есть сотрудники: с1, с2, с3 и т.д. И сотрудников, если они работают целый день, в фирме достаточно! То есть запаса нет (такое своеобразное бережливое производство). Производство загружено на 100% (наивысшая эффективность). И вроде бы все хорошо, но! Что будет когда один из них уйдет в отпуск или заболеет? При таком раскладе ответ очевиден => производство остановится, то есть то что делал человек делать будет некому.
Тут возникает неявное противоречие люди должны работать 100% времени vs сотрудники должны быть заменяемы при их выходе из строя.
В этом противоречии есть два аспекта:
1. Кто заменит = как быстро найти человека.
2. Как заменит = как быстро новый человек встроиться в процесс и начнет выполнять работу с той же производительностью и качеством как и предыдущий.
За ХХ век человечество выработало несколько способов разрешения данного противоречия.
1. Этот вариант активно используется в промышленном производстве и наиболее эффективно снимает данное противоречие. Сотрудники работают посменно (прием периодизация или разделение во времени). И человека всегда можно заменить другим человеком из другой смены.
Здесь время поиска и внедрения нового человека максимально низкое за счет того что подменные люди есть в системе и они выполняют ту же работу на том же самом месте что и человек которого надо заменить.
К тому же часто это конвейерное производство, а значит работа каждого сотрудника достаточно однородна и стандартизирована.
2. Другое решение (это все тот же прием дробления) это аутсорс – вынесение функций которые выполнял данный сотрудник из компании, то есть временный найм людей или компаний под эту функцию. Здесь так же на рынке есть буфер который мы можем использовать + за счет того что человек не встроен в нашу систему, нам проще от него отказаться, а так же мы сокращаем свои затраты на ту функцию которую этот человек или компания будут выполнять (например нам не надо приобретать оборудование и помещение для производства той или иной делали если мы это заказываем на другом заводе). Но тут если мы говорим не о примитивной работе возникает ряд сложностей:
1. Как выбрать и оценить кандидата.
2. Как спроектировать совместную работу.
3. Конечно пачка юридических вопросов связанных с:
- как защитить коммерческую тайну
- как защитится от того что кандидат вас "кинет".
Ну и конечно не стоит забывать о том что вы в некоторой степени становитесь зависимыми от подрядчика (например он может поднять цены, изменить условия работы и пр.). То есть с этим казалось бы хорошим решением есть ряд сложностей. Хотя ряд компаний достаточно успешно их решает.
3. При обычном 5 дневном рабочем графике обычно выбирают из следующих вариантов:
- в отсутствии сотрудника другие сотрудник перерабатывают = прием увеличить лимит / изменить границу.
- сотрудник не болеет, не ходит в отпуск, не отпрашивается и не умирает (утопический вариант, если конечно вы не научились оживлять людей).
- работа копится (прием группировка) имеет понятные ограничения и приводит к переработке сотрудника который потом выйдет из отпуска.
- и наконец наиболее часто применяющийся прием это просто игнорирование данного противоречия = создание буфера (путь большинство компаний и делает это неосознанно) то есть сотрудник не заняты интенсивной работой 8 часов в сутки и поэтому когда другой сотрудник уходит в отпуск другие сотрудники начинают (пусть и нехотя) использовать свой буфер для выполнения его функций. То есть на самом деле никто не работает максимально эффективно 5 дней в неделю.
Обычно в компании используется сразу сумма всех подприемов пункта 3.
Но все эти подприемы работают только на аспект быстро найти человека, но вот с быстро встроиться в процесс могут быть сложности.
Если это сотрудник отдела где несколько человек заняты одной и той же работой, то все более-менее простой, так как замещающий человек просто начинает выполнять больше своей работы.
Но вот если у сотрудника не было дублера, он занимался чем-то в одиночку, то заменить его становиться не очень просто.
Просто потому что работа человека, особенно если это научный сотрудник, разработчик, менеджер и пр. не описана и не стандартизованна. Он как-то работает и главное это его KPI, а не передаваемость методов работы. Вплоть до момента его ухода / пропадания с рабочего места, по разным причинам.
Далее начинаются проблемы 💩.
Конечно сразу начинаются глюки, звонки ушедшему в отпуск сотруднику и пр.
Усложняться это может еще и тем что подменяется начальник и сотруднику который его подменяет необходимо принимать решения => человек этого пугает и начинает постоянно звонить отдыхающему.
Думают уважаемые читатели и зрители легко могут вспомнить такие истории из своей собственной практики.
А все эти глюки это потери времени, денег, репутации, доверия клиентов и пр. В каждом случае что-то свое или все сразу.
Для решения снижения количества глюков есть два решения которые берут свое начало еще в начале ХХ века.
1. Работа людей подлежит описанию и технологизации с той мере в которой возможно. То есть знания о том как начальник выполняет свою работу должны храниться не только у него в голове, но и в корпоративной базе знаний. Как это организовать тема отдельного ролика которые в будущем появиться на канале.
2. Часть времени некоторые сотрудники подающие надежды проводят обучаясь работе своего начальника, выполняют роль периодических помощников. Своеобразный аналог этого это экстремальное программирование Кента Бека, когда разработчика работают в паре.
Прием предложил Ф.Б. Джильбрет в начале ХХ века, но он и сейчас используется в ряде компаний (см. мой реферат по супругам Гилбретам).
