Желтые страницы

Часто в компаниях можно заметить такую цепочку действий: 

1. у человека возникает проблема, человек начинает спрашивать у других, 

2. может ли ему кто-то с этим помочь 

3. ему говорят что с похожей проблемой вроде бы сталкивались проекте года два назад

4. он начинает искать людей которые в нем участвовали и через некоторое количество людей находит человека который с этой проблемой сталкивался

Или ее более грустный вариант: в компании есть человек который работал с какой-то новой задачей/проблемой или проходил какие-то курсы (часто за счет компании), потом перешел в какой-то другой филиал или отдел или выше по лестнице, а может и вообще уволился. А в родном отделе когда вновь встала похожая задача бросились его искать. Ну или отправили на обучение другого сотрудника. 

Да конечно хорошо бы все знания фиксировать в базе знаний, но часто это просто не делается. Или что-то люди могли не зафиксировать, забыть зафиксировать, внести мало контекста и пр. И полезно найти человека который непосредственно сталкивался с проблемой, что бы получить информацию от него. 

Для этого, как и в случае с проектами сотрудников (о которых есть отдельная статья), необходимо завести некоторый реестр сотрудников. 

Принцип у него достаточно простой, в него должны быть внесены все сотрудники с их атрибутами. 

Какие атрибуты здесь уместны?

1. Проекты в которых сотрудники принимали участие. 

2. В какой роли сотрудник принимал участие в проекте.

3. Если сотрудник получал какие-то дополнительные знания. На курса, самостоятельно, в рамках проекта. Хорошо бы их здесь отметить. Курсы могут быть как внешними, так и внутренними. 

4. Количество материалов и какие именно материалы он занес с БЗ. Если это практикуется.  

5. Конечно контакты человека

6. Навыки человека:

    1. Чем он занимается

    2. С каким оборудованием он работал 

    3. С каким ПО он работал

    4. Что-то специфичное для вашей отрасли: в моей области это может быть перечень месторождений на которых работал человек или занимался ли он описанием керна или нет. 

Это чем-то похоже на резюме человека только внутреннее! 

Данную практику придумали достаточно давно, но своей полезности она не утратили и по настоящее время (многое технологичные компании ее все еще используют, и правильно делают!).  

Чем это может быть полезно?

1. Если человека хотят перевести в другой отдел, а он единственный кто может работать с дифрактометром, то хорошо бы его знания как-то зафиксировать если вы этого не сделали. 

2. Вы нашли какой-то материал в БЗ и не можете что-то понять, хорошо бы найти человека который его туда положил и спросить у него. 

3. Вы запускаете новый проект с Заказчиком с которым работали года 3 назад. Хорошо бы найти людей которые с ним ранее работали и узнать у них подробности. 

Делать это относительно не сложно,  в последствии для их пополнения можно привлечь уже самих сотрудников. Которые не прочь похвастаться своими достижениями. 

Можно просто дать ему доступ к редактированию своей страницы. Предварительно сделав шаблон по которому он может ее заполнять. 

Бывает так что на проект нужен человек с определенными навыками или знаниями, а в крупной компании узнать что такой человек есть в другом отделе не тривиальная задача, а здесь сделать это можно достаточно быстро. 

Что бы люди не забывали это делать можно прописать это в виде процедуры: 

1. Закончился проект внесите информацию

2. Отправляем человека на курсы, вносим информацию. 

Да когда люди к этому привыкнут это можно и автоматизировать. 

Вот пара небольших примеров того как это устроено (больше примеров вы можете найти в Базе Знаний).  

Пример №1

Теперь я рассмотрю пример весьма успешной системы «желтых страниц» — системы «Sigma-Connect», продаваемой как Adept Solutions и используемой во многих крупных организациях, включая BP, Solvay и BBC.

Система является персонализированной, поскольку она распознает вас при входе в систему. По состоянию на февраль 2007 г. система BP содержала данные о более чем 38 000 человек. Он позволяет искать отдельных лиц, сообщества и темы знаний. Посмотрим, как работает поиск по теме знаний.

Предположим, что я ищу людей со знаниями в области буровой техники. Sigma-Connect позволяет нам выбрать эту область знаний из раскрывающегося списка и дает список подтем или более подробные области знаний. Если бы я искал людей с опытом работы в области геодезии и знаниями в области бурения, я бы выбрал направление/геодезию. Этот конкретный поиск на самом деле находит 62 человека в организации, которые говорят, что у них есть знания и опыт в этой конкретной теме. Можно отправить электронное письмо любому из них или отправить групповое электронное письмо всем 62. Так, например, если вы столкнулись с определенной проблемой, связанной с обследованием нефтяной скважины, или если у вас есть конкретный вопрос на опросе, то это быстрый способ найти 62 опытных человека, которые могут оказать вам полезную помощь и совет.

Как только вы решите, с кем из этих людей вы хотели бы связаться, вы можете нажать на их имя и найти их личную страницу. Он содержит некоторый текст, описывающий себя, свои интересы, опыт работы и список областей знаний и опыта. Страница также содержит внизу их контактную информацию и имена членов их команды. Возможно, они также загрузили свою фотографию.

Sigma-Connect также предоставляет индекс сообществ внутри компании. У каждого сообщества есть страница сообщества, на которой описывается круг полномочий сообщества, координатор, количество участников, самый последний участник, пересечение его членства с другими сообществами и так далее. Если можете, поощряйте людей персонализировать свои фотографии, так как это помогает создать чувство сопричастности и принадлежности к сообществу.

Система желтых страниц, такая как Sigma-Connect, является идеальным способом, позволяющим операторам неофициально получать доступ к знаниям организации, находя людей, которым можно позвонить или написать по электронной почте, или пригласить на помощь коллег. Если в вашей компании еще нет системы желтых страниц, вам следует серьезно подумать о ее внедрении.

Young, T. Knowledge Management for Services, Operations and Manufacturing. Chandos Knowledge Management Series. Elsevier Science, 2008.

Пример №2

Что это? Ключом к успеху любой инициативы по УЗ является упрощение поиска человека или людей, обладающих знаниями или опытом для ответа на конкретные вопросы. Expert Finder — это инструмент, который позволяет работникам умственного труда в организации искать для людей с определенными навыками или возникающими вопросами. Например, работник умственного труда может вести поиск по такой теме, как сетевая архитектура. Экспертный поиск вернет список людей, которые продемонстрировали некоторую форму знаний по теме, основанную на их обучении, степенях или опыте работы как до, так и после того, как они начали работать в организации. Ключ к успешному поиску экспертов заключается в том, чтобы найти способ автоматического получения этой информации. Первоначальные эксперты-искатели попросили сотрудников рассказать о своем опыте. Это не удалось, потому что пользователи не заполняли эту информацию, не обновляли ее или не предлагали должный уровень детализации того, что им известно. Современные экспертные системы используют граф знаний для извлечения информации об опыте сотрудников из нескольких приложений.

Сюда входят:

- Рекрутинговая база данных с резюме сотрудников.

- Системы управления персоналом с обзорами и организационной информацией.

- Система учета рабочего времени с информацией о проекте.

- Инструменты для совместной работы над проектными материалами.

- Опубликованные документы/отчеты как из внутренних, так и из внешних источников. 

Специалист по поиску экспертов, который объединяет эту информацию, чтобы получить полное представление о сотруднике, может предоставить информацию об их опыте, не прося их вручную заполнять информацию и поддерживать ее в актуальном состоянии. Результатом является актуальная и подробная информация о том, что знает каждый сотрудник в вашей организации. Этот новый тип поиска экспертов также называется Employee 360. Идея состоит в том, что у организаций теперь есть инструменты для получения более полной картины своих сотрудников, включая то, что они делают, что они знают и где они работают. Видение Employee 360 выходит за рамки инструмента для поиска экспертов. Сотрудник 360 позволяет организациям лучше управлять карьерой своих сотрудников и предоставлять информацию, которая позволяет организациям лучше использовать их навыки, размещая их в проектах и ролях, которые могут наилучшим образом использовать их уникальные навыки. Например, сервисная организация может использовать функцию «Сотрудник 360», основанную на графе знаний и в сочетании с прогнозной аналитикой, для выявления тенденций в ставках и продажах и сочетать ее с анализом демографии и навыков сотрудников, чтобы выявить потенциальные пробелы в персонале до того, как они даже имели место. Это может позволить организации активно обучать своих сотрудников или нанимать новых сотрудников, чтобы заполнить пробелы в знаниях до их возникновения.

Hilger, J., and Z. Wahl. Making Knowledge Management Clickable: Knowledge Management Systems Strategy, Design, and Implementation. Springer International Publishing, 2022.