Давайте поговорим о такой вещи как привычка и как они мешают и помогают компании.
Правильные автоматизмы - благо как для компании, так и для отдельного сотрудника.
С одной стороны автоматизм — это увеличение скорости работы (что хорошо для компании). С другой стороны, это хорошо для сотрудника ведь автоматизм — это снижение нагрузки на нервную систему (наверное это как-то по-научному называется), сотрудник меньше устает (много раз проверено на себе). В принципе уже к середине 20 века к этим выводам пришли в промышленности.
Но как во много другом (можно осторожно вспомнить Гегеля) положительные эффекты автоматизмов в другом контексте становятся отрицательными.
Через пример:
Сделал я процедуру/процесс делания отчета (длинная, геморройная процедура). Все настроено: куда и как класть файлы, как называть, какие горячие клавиши использовать и пр.
Сделал я по ней за 3 года где-то 1000 отчетов.
Автоматизм установился до такой степени что появился первый негативный эффект: мне стало очень скучно. Хоть работа больше интеллектуальная (руками я только по клавишам бью), но все равно, в мозгу сложилась модель и даже когда надо сделать вывод, мозг особо не напрягается, точнее не напрягается совсем. В принципе об этом писал еще Ф.Б. Гилбрет с супругой Л.М. Гилбрет, что как только автоматизм складывается, то возникает проблема интереса к работе со стороны сотрудников. Более тупые граждане говорили, что виноват тейлоризм, но привычка у человека складывается и без всякого тейлоризма.
И люди по разному пытались с этим бороться, включали музыку, предлагали людям общаться во время работы, предлагали людям общаться и читать во время перерывов. Но к сожалению ничего не помогало, если работа для человека скучна изменения в окружающей обстановке делают интересной окружающую обстановку, а не саму работу.
Единственная рекомендация которая здесь работала, но перевести такого человека на более сложную работу => это кандидат на рост.
Но прогресс не стоит на месте и сделал я еще более эффективный процесс, который позволяет делать работу еще в 5 раз быстрее.
И все вроде хорошо, работа делается быстрее, я сам его придумал. НО он сломал все прошлые автоматизмы, которые формировались годами. А это очень неприятно, и я бы даже сказал, что больно.
Начинаешь делать и делаешь по привычке, а это неправильно и приходится переделывать (а это бесит).
Начинаешь делать и не получается делать быстро (автоматизма еще нет). Делаешь медленно, думая и прикладывая усилия (а это бесит). Что-то забываешь сделать (хоть и написал себе инструкцию) и злишься что работаешь медленно.
На начальном этапе скорость вместо того чтобы возрастать даже немного падает.
И "голос в голове" начинает говорить: что все что ты придумал это фигня и не работает, делай по-старому, хорошо же получалось, а главное было так легко.
И это при условии что я сам это придумал и сам захотел делать по другому.
Да, через 50 отчетов снова формируется автоматизм и становится и проще и легче. Но вот этот переход достаточно сложен.
Это тоже люди заметили еще в начале 20 века. Тот же Г.Л. Гантт писал, что иногда гораздо проще взять человека без опыта и научить его работать правильным методом, чем сделать это с опытным рабочим (целиком и полностью согласен с господином Ганттом).
Из личного опыта: люди не хотят работать по новому методу даже если им предложить больше денег или сказать, что в освободившееся время они могут заняться своими делами. А иногда люди начинают сознательно мешать, говорить что это все фигня и не работает, что от этого падает производительность, мы теряем клиентов и пр.
В этом, на мой взгляд, главная сложность внедрения или "постоянного улучшения процесса". С одной стороны нужен автоматизм, с другой он сильно мешает. А если к нему добавляется неопределенность будущего – "А ну как щас всех уволят или заменял на программы, искусственный интеллект и прочих роботов".
Базовые рекомендации тут не сильно сложные и волшебной таблетки нет (или я ее не знаю):
1. Если можно физически избавиться от старого способа надо это сделать. Удалить ПО, убрать инструменты, станки, оборудование, файлы и пр. вообще все что связано со старой привычкой).
2. На первых порах производительность упадает, это норма, нельзя ругать за это людей. В ряде случаев имеет смысл доплачивать.
3. Лучше давать людям некоторую моральную поддержку и обратную связь. У них не получается -надо их поддержать.
4. Особо упёртых (или упоротых) надо изолировать, а в некоторых случаях уволить.
5. Нужен заранее подготовленный эталон - кто-то кто уже так делает и каковы его результаты. Проще говоря нужен эталон для подражания.
6. Нужна частая обратная связь и внимание руководства. Что бы сотрудники понимали, что это не очередная блажь, а реальность, к которой компания придет. В идеале стоять над душой, но это несколько затратно.
7. Сразу объяснить кого и почему уволят.
Да это не исчерпывающий список того что можно сделать, но часто люди совершают ошибки даже на таких простых вещах.
